Câmara implantará sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

por Imprensa publicado 20/04/2020 16h55, última modificação 20/04/2020 17h20
Mudança promete mais agilidade, redução de custos e economia de recursos

A partir dos próximos meses, a elaboração e a tramitação de novos documentos acontecerão de maneira completamente digital na Câmara Municipal de Tijucas. Com a inovação, o órgão pretende reduzir custos de impressão, agilizar procedimentos e otimizar espaços físicos de trabalho. A mudança também é uma forma de manter a regularidade, a eficiência e a atualidade dos serviços públicos.

Atualmente, todos os processos da Casa Legislativa estão em suporte físico – ou seja, no papel. Em razão dessa forma de trabalho, cada processo é identificado por uma pasta contendo diversos documentos, que precisam ser impressos, assinados, carimbados e, por fim, digitalizados. Tudo isso tem um custo.

Para se ter ideia, apenas com aluguel de equipamentos e custo de impressão são gastos mensalmente cerca de mil reais. Além disso, as despesas com aquisição de materiais de expediente – como papéis, canetas, envelopes e grampos – foram de aproximadamente R$ 8 mil em 2019 e de R$ 15 mil no ano corrente. Todos esses itens serão desnecessários com a adoção de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, representando uma economia para os cofres públicos.

O gasto para implantar o novo sistema deve ser de R$ 1.500 por mês. A expectativa da Câmara é de economia de recursos, uma vez que os gastos com os demais serviços serão reduzidos ou extintos. Mas a economia não deve ficar restrita apenas a recursos financeiros, já que haverá um ganho de eficiência em várias dimensões de trabalho.

Com a eliminação – ou mesmo a diminuição – do consumo de papel, o espaço onde os processos são armazenados também será drasticamente reduzido. Afinal, é preciso lembrar que o ciclo de vida dos documentos criados pela Câmara de Vereadores não termina com a votação em plenário ou com a finalização de uma licitação: é preciso guardar os processos em local apropriado e mantê-los em boas condições para que possam ser consultados sempre que necessário.

Quem já visitou a Câmara por dentro conhece bem essa realidade. São folhas organizadas em pastas e caixas que se acumulam em armários de três metros de altura. Uma prática insustentável a longo prazo, tanto sob o ponto de vista de espaço quanto pela questão ambiental. Por sorte, novas tecnologias digitais surgem e contribuem para a redução de danos ao meio ambiente e ao esgotamento de recursos naturais.

Há também o tempo para a realização das tarefas. Toda vez que um documento é impresso, ele precisa ser levado fisicamente até a pessoa responsável por dar prosseguimento ao seu trâmite. E se isso parece pouco, imagine ter que enviar um contrato via correio para que ele seja assinado. Dependendo do destino, são semanas de espera. Já no formato digital, o documento vai e vem em minutos. Esse ganho em velocidade é uma resposta aos cidadãos, que exigem do governo cada vez mais agilidade na resolução de problemas públicos.

Estar atualizado não é mais uma questão de opção, é uma necessidade. Mesmo porque, manter a atualidade das técnicas, equipamentos e instalações é uma obrigação de todo prestador de serviço público. Pensando nessas situações a Câmara Municipal de Tijucas decidiu se modernizar para andar de mãos dadas com o presente. As pessoas dedicam cada vez mais tempo ao mundo digital, e hoje, pela tela de um smartphone trocam mensagens, leem notícias e resolvem seus problemas de maneira geral. Esperar que elas se relacionem com o Poder Legislativo de maneira diferente é nadar contra a maré.

Outras vantagens
Novas vantagens aparecem a partir da adoção de documentos digitais. A primeira delas é que a plataforma será totalmente web, ou seja, a elaboração e a tramitação dos processos acontecerá diretamente pelo navegador (Firefox, Chrome, etc.), sem a necessidade de instalar qualquer programa adicional. Os equipamentos necessários para operar a ferramenta são simples: um computador ou smartphone conectado à internet para poder trabalhar de praticamente qualquer lugar.

Como os documentos não dependem mais de um suporte físico, o acesso poderá acontecer de forma simultânea por diversos profissionais. Com isso, várias unidades poderão ser acionadas, tomar providências e manifestar-se ao mesmo tempo. Essa situação também permite maior transparência junto à sociedade, uma vez que todos os processos públicos poderão ser consultados em tempo real pelos cidadãos.

Por conta do acesso simultâneo, espera-se também uma redução entre o tempo de início e tempo final de tramitação dos documentos. Aliado a isso, algumas tarefas burocráticas poderão ser cortadas das rotinas, entre elas a enumeração de páginas, assinatura de rubricas e a própria digitalização, porque o documento já nasce em formato digital e é ordenado automaticamente. Todos esses fatores levam a uma resposta mais rápida à população.

Há ainda um ganho significativo de segurança. Dentro da plataforma, todas as ações realizadas pelos usuários são monitoradas, permitindo acompanhar acréscimos, alterações e exclusões nos documentos. Uma vez salvo na plataforma, dificilmente o arquivo será perdido. Por fim, diferente do papel, que sofre danos com o passar do tempo, os documentos digitais são mais facilmente preservados porque não dependem de um suporte físico.